Nachdem ich euch im letzten Post einige Tools für die Themenplanung (auch mit KI) vorgestellt habe, geht’s heute um das Planen und Organisieren eurer Themen.
Warum solltet ihr regelmäßig kommunizieren – also kontinuierlich mit euren wichtigsten Stakeholdern im Austausch bleiben?
Ganz einfach: Botschaften brauchen Zeit, bis sie wirken.
Im Marketing gibt es die „Rule of seven“. Sie besagt, dass eine Botschaft etwa sieben Mal gehört werden muss, bevor sie hängen bleibt. Botschaften in der Unternehmenskommunikation funktionieren ähnlich. Wenn ihr nur sporadisch auftaucht, bleibt ihr selten im Gedächtnis.
Regelmäßige Kommunikation sorgt dafür, dass ihr sichtbar bleibt – bei Journalistinnen und Journalisten, Lokalpolitik, Aufsichtsräten, Kunden oder euren Communities in den sozialen Medien. Auch die Algorithmen sozialer Netzwerke reagieren positiv auf Kontinuität.
Damit das funktioniert, braucht ihr zwei Dinge: Planung und Organisation.
1️⃣ Planung: Der Blick nach vorne
Die erste Frage ist: Für welchen Zeitraum wollt ihr eure Themen planen?
Je nach Arbeitsweise kann das unterschiedlich aussehen, zum Beispiel:
- Ende der Woche für die kommende Woche
- Ende des Monats für den kommenden Monat
- Ende des Quartals für das kommende Quartal
- Ende des Jahres für das kommende Jahr
Wichtig ist vor allem die Routine. Sobald ihr regelmäßig plant, entsteht automatisch mehr Struktur in eurer Kommunikation.
2️⃣ Organisation: So spart ihr Zeit
Damit Kommunikation im Alltag funktioniert, helfen ein paar einfache Methoden.
🌟 Mit Templates arbeiten
Templates sind Vorlagen für typische Kommunikationsanlässe, in der #Wohnungswirtschaft etwa:
- Projektstarts
- Richtfeste, Grundsteinlegungen, Eröffnungen
- Jahresbilanz
Solche festen Termine geben eurem Plan Struktur. Ihr könnt Texte vorbereiten, Platzhalter für Namen oder Zahlen einbauen und typische Formulierungen festlegen.
Auch für die Krisenkommunikation sind vorbereitete Texte hilfreich, zum Beispiel für Fälle wie Cyberangriff, Unfälle oder Betrug.
🌟 Flexible Themen füllen Lücken
Alles, was zeitlich unkritisch oder nicht an einen bestimmten Zeitpunkt gebunden ist (FAQ, Einblicke, „Kurz erklärt“, Porträts) kann vorbereitet werden und die Lücken zwischen den festen Themen füllen.
Mit ein paar „weichen“ Themen in der Hinterhand rettet ihr euch über nachrichtenarme Zeiten (gibt es die noch? 😉) hinweg.
🌟 Mit Textbausteinen arbeiten
Textbausteine sind kurze Grundlagentexte zu Themen, die immer wieder auftauchen – in der #Wohnungswirschaft zum Beispiel:
- Nachhaltigkeit
- Arbeitgeberthemen
- Wohnungsvergabe
Diese Bausteine lassen sich in verschiedenen Texten immer wieder verwenden und nur leicht anpassen.
🌟 Inhalte recyceln
Viele Organisationen haben bereits gute Inhalte – zum Beispiel zu Bauprojekten, Kennzahlen oder Serviceangeboten. Diese lassen sich oft wiederverwenden.
Manchmal reicht schon ein neuer Einstieg. Dabei hilft euch KI, zum Beispiel mit dem Prompt:
„Schreibe für diese Pressemitteilung einen neuen Einstieg.“
🌟 Kürzer schreiben
Ein weiterer Effizienz-Hack: Lieber kürzer und schneller schreiben.
Viele Texte werden länger als nötig. Doch die meisten Leserinnen und Leser überfliegen Inhalte ohnehin. Klar und kompakt zu schreiben spart Zeit – und funktioniert oft besser.
🌟 Themen mehrfach nutzen
Ein Thema kann oft für mehrere Kanäle verwendet werden:
- Inhalte aus der internen Kommunikation als Pressethemen (sofern geeignet)
- Themen aus dem Kundenmagazin für Social Media
- Projektberichte für Website oder Newsletter
Diese Zweitverwertung spart viel Zeit und sorgt für mehr Output.
3️⃣ KI als Unterstützung
KI kann euch zusätzlich dabei helfen, schneller zu arbeiten.
Zum Beispiel könnt ihr aus vorhandenen Materialien wie Protokollen, Präsentationen oder Stichpunkten automatisch Texte erstellen lassen.
Ein möglicher Prompt wäre:
„Schreibe aus diesem Text eine Pressemitteilung in vier Absätzen. Nenne alle wichtigen Fakten im ersten Abschnitt und finde einen kreativen Einstieg.“
Auch Transkriptionen von Gesprächen lassen sich weiterverarbeiten – etwa aus aufgezeichneten Besprechungen (natürlich nur mit Zustimmung der Beteiligten). Daraus können anschließend Pressemitteilungen, Websiteartikel oder Social-Media-Beiträge entstehen.
👉 Regelmäßige Kommunikation entsteht selten spontan. Sie ist meist das Ergebnis von guter Planung und effizienter Organisation.